Eine effektive Möglichkeit, Projekte voranzutreiben, besteht in der Visualisierung des Prozesses – insbesondere dann, wenn du ein Projekt planst, an dem mehrere Personen und/oder Abteilungen beteiligt sind. Durch die Erstellung eines Zeitplanungsmodells kannst du Mitarbeitern dabei helfen, auf einen Blick die jeweilige Projektphase, die aktuellen Anforderungen und die nächsten Schritte zu identifizieren. Abhängig vom Umfang des Projekts benötigst du möglicherweise eine große Leinwand wie die Post-it® Meeting Charts, um alle wichtigen Punkte darzustellen.
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Identifiziere als Erstes deine Projektleistungen – was muss wann erledigt werden? Nutze diese wichtigen Informationen, um die Aufgaben und Aktivitäten zu notieren, mit denen du dein Projektziel erreichst.
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Bestimme den Grad der Information, der für den Entwurf des Projekts erforderlich ist. Streiche alles, was für das Projekt nicht erforderlich ist. Halte die Detailtiefe den gesamten Zeitplan über bei, um den Mitarbeitern dabei zu helfen, das Projekt zu verstehen und um Aktualisierungen zu vereinfachen.
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Notiere regelmäßige Aktualisierungen, um die Entwicklung des Projekts zu beurteilen und Ihren Zeitplan entsprechend zu aktualisieren – diese Transparenz sorgt dafür, dass „Überraschungen“ minimiert werden und jeder dieselben Ziele verfolgt.
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Plane Unvorhergesehenes mit ein. Wir alle hatten schon mal mit plötzlichen Änderungen oder Unterbrechungen unserer Projekte zu kämpfen – lasse daher in deinem Zeitplan genügend Raum, um nötige Anpassungen vornehmen zu können anstatt bei jeder neuen Variablen den Zeitplan komplett von vorn erstellen zu müssen.
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Bestimme nach Abschluss des Projekts, was nützlich war, was hätte erarbeitet werden müssen und was gefehlt hat. Das wird dir dabei helfen, das nächste Mal effektiver zu sein!
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