Tipps für den erfahrensten Meister-Planer

Sind Sie ein meisterhafter Zauberer? Wenn Ihre Antwort Ja lautet, haben Sie wahrscheinlich schon geschickt die ehrgeizigen langfristigen Ziele mit den täglich zu erledigenden Arbeiten unter einen Hut gebracht. Sie handeln in allen Dingen wie ein Chef — Sie sind ein Profi im Priorisieren, ein Meister im Organisieren und ein starker Mitarbeiter. Aber selbst der Beste weiss, dass es unmöglich ist, absolute Perfektion zu erreichen.

Wir haben hier einige tolle Tipps, von denen auch die produktivsten Geschäftsleute profitieren können und die aufzeigen, wie die Organisation noch professioneller erfolgen kann.

Teilen Sie sämtliche Aufgaben in vier Quadranten auf. So können Sie die wichtigsten Prioritäten aus der Vogelperspektive betrachten.

Wenn Sie ein Profi im Erstellen von Aufgabenlisten sind und viel um die Ohren haben, dann kann Ihnen die Quadrantenmethode helfen, rascher einen Überblick über die Aufgaben zu gewinnen. Teilen Sie Ihre Aufgaben in gleich grosse Viertelkreise auf – testen Sie dazu Post-it® Super Sticky Notes Großformate . Hier haben Sie ausreichend Platz, und Sie können sie dort positionieren, wo Sie sie am besten sehen. Sie können die Quadranten beliebig beschriften, sollten sich aber auf vier Quadranten beschränken! Um herauszufinden, welche Kategorien dies sein könnten, gehen Sie durch die Listen der letzten Wochen, durch Kalendereinträge und durch alles andere, das Sie kürzlich notiert haben.

Wenn Sie das Gesamtbild vor sich haben, können Sie Ihre — grossen und kleinen — Aufgaben in die vier offensichtlichsten Kategorien aufteilen. Mit dieser Technik können Sie Ihre täglichen und wöchentlichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten besser planen und koordinieren, und mit Post-it® Produkten haben Sie Ihre Ziele immer vor Augen. Mit der Quadrantenmethode erledigen Sie die Dinge nicht einfach —Sie werden Ihr eigenes einzigartiges System entwickeln.

Mit einem Zeitachsendiagramm sehen Sie alle Aufgaben und Termine auf einen Blick.

Zeitachsen eignen sich hervorragend, um Projekte mit vielen voneinander abhängigen Aufgaben nachzuverfolgen. Post-it® Super Sticky Meeting Charts eignen sich dafür ausgezeichnet. Zeichnen Sie ein Raster, um einen Kalender zu erstellen. Schreiben Sie die wichtigen Meilensteine an bestimmten Daten hinein und halten Sie alle notwendigen Aufgaben zum Erreichen der einzelnen Meilensteine auf einer separaten Post-it® Super Sticky Note, 100mm x 100mm fest. Kleben Sie Aufgabennotizen geordnet nach Priorität zu den entsprechenden Daten im Kalender. Da diese Notizen leicht entfernt und wieder verwendet werden können, können Sie sie beliebig verschieben oder nach der Erledigung wieder entfernen. So sehen Sie auf einen Blick den Status Ihrer Projekt und können ihn einfach in Echtzeit aktualisieren. So bearbeiten Sie Projekte effizienter denn je und verpassen keinen Schritt mehr.

Erstellen Sie zwei Listen mit nebeneinander stehenden Notizen - eine für Verabredungen und Meetings und eine für die Aufgaben, die Sie dafür erledigen müssen.

Selbst für einen alten Hasen im Listen erstellen kann es manchmal schwierig sein, wichtige Aufgaben zu priorisieren. Verwenden Sie zwei unterschiedliche Farben Post-it® Super Sticky Notes 102 mm x 152 mm . Teilen Sie Ihre Liste in zwei Kategorien auf. Auf der linken Notiz schreiben Sie eine chronologische Liste sämtlicher Aufgaben – Dinge wie Meetings, Telefonkonferenzen und Verabredungen. Auf der rechten Notiz schreiben Sie die Dinge auf, die Sie während dieser Anlässe erledigen möchten, zum Beispiel das Erstellen eines Plans oder die Diskussion eines bestimmten Problems. Nachdem Sie die chronologische Liste geschrieben haben, fügen Sie die an diesem Tag zu erledigenden Aufgaben nach Priorität hinzu. So können Sie immer wieder überprüfen, welche Aufgaben Sie beispielsweise zwischen Meetings erledigen könnten und welche Aufgaben Sie möglicherweise verschieben müssen. Wenn Sie eine Agenda führen, übertragen Sie diese Aufgaben auf eine Post-it® Note, 38 mm x 51 mm und kleben Sie diese auf den Tag, an dem sie erledigt werden müssen. Wenn sich das Datum ändert, können die Notizen ganz einfach repositioniert werden.

Effizient und produktiv zu sein, ist eine sich immer wieder ändernde Kunst – manchmal braucht es einen neuen Ansatz, um die Dinge zu überblicken. Nachdem Sie nun einige neue Organisationstools kennengelernt haben, können Sie mit allem umgehen, das sich Ihnen in den Weg stellt.

Quellen:
https://www.fastcompany.com/3057847/how-to-be-a-success-at-everything/this-googler-explains-how-to-design-your-time-rather-than-
http://mashable.com/2015/06/23/daily-schedule-working/#hSmBIIHxcOqW
http://www.fastcompany.com/3026738/work-smart/5-ways-to-make-your-to-do-lists-more-effective